La plupart d'entre nous sont coupables de se plaindre de temps en temps de courriels indésirables ou de boîtes de réception encombrées, mais peu d'entre nous font quoi que ce soit à ce sujet. Gmail dispose d'options de filtrage puissantes, des options qui sont sous-utilisées de manière criminelle. Une fois affiné et avec un peu de créativité, vous aussi pouvez apprivoiser votre boîte de réception. Et ce n'est pas aussi difficile que vous le pensez.
La clé est d'appliquer des filtres comme ils ont du sens. Vous pouvez commencer avec une poignée, comme celles mentionnées ci-dessous, mais vous devez toujours être prêt à adapter votre stratégie de filtrage car de nouvelles méthodes ont du sens, ou de nouveaux e-mails inondent votre boîte de réception qui ne déclenchent aucun de vos filtres existants. Il s'agit d'un jeu d'amélioration progressive, et chaque filtre devrait vous faciliter un peu la vie.
Commençons. Pour tous les conseils ci-dessous, vous commencerez par cliquer sur l'icône d'engrenage près de l'image de votre compte en haut à droite, en cliquant sur le bouton "Voir tous les paramètres" en haut et en choisissant l'onglet "Filtres et adresses bloquées". À partir de là, cliquez simplement sur "Créer un nouveau filtre" vers le bas et vous êtes prêt à partir.
Pourriel
Gmail dispose déjà d'excellents filtres anti-spam et vous pouvez marquer les messages comme spam pour aider l'IA à détecter de nouveaux modèles. Mais il y a toujours cette entreprise qui parvient à passer inaperçue. Vous avez essayé de vous désinscrire de la liste. Vous avez essayé de le marquer comme spam, et d'une manière ou d'une autre, sans échec, il parvient toujours à atteindre votre boîte de réception à chaque nouvel envoi.
Voici comment y remédier.
1) Dans la section "De", saisissez l'adresse e-mail que vous souhaitez bloquer. Vous pouvez également ajouter un caractère générique en tapant un astérisque (*) avant le symbole @ pour filtrer tous les e-mails de ce domaine.
2) Cliquez sur le bouton Créer un filtre.
3) Choisissez Supprimer et cliquez sur le bouton Créer un filtre.
Assurez-vous de voir les e-mails importants
À l'opposé du spectre, il y a les e-mails que vous voulez vous assurer de voir, mais qui sont généralement enfouis sous d'innombrables e-mails que vous ne voyez pas. Vous pouvez également résoudre ce problème avec des filtres.
1) Saisissez l'adresse e-mail dans la section De et cliquez sur le bouton Créer un filtre.
2) Choisissez « Star it » et « Toujours le marquer comme important », puis cliquez sur le bouton Créer un filtre.
Ces e-mails auront désormais une étoile et le libellé « Important », ce qui les rendra beaucoup plus difficiles à manquer. Mais si vous avez encore des doutes, consultez le conseil suivant.
Créer une nouvelle boîte de réception avec des dossiers et des étiquettes
Si vous souhaitez ignorer complètement la boîte de réception, vous pouvez filtrer automatiquement les e-mails importants dans leur propre dossier, vous donnant de facto une deuxième (ou troisième, quatrième, etc.) boîte de réception. C'est pratique pour filtrer les e-mails liés au travail dans leur propre dossier, ou peut-être vous pouvez l'utiliser pour des coupons, des détails de voyage et des itinéraires, ou des e-mails sur l'école, la famille ou les newsletters auxquelles vous vous abonnez.
1) Ajoutez l'adresse e-mail dans la section De et cliquez sur le bouton Créer un filtre. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail au même filtre en partant chacune d'une virgule et d'un espace après l'adresse e-mail.
2) Choisissez "Ignorer la boîte de réception (archiver)" et "Appliquer le libellé".
3) Sélectionnez une étiquette ou créez-en une nouvelle et gardez le nom aussi précis que possible.
4) Cliquez sur Créer un filtre.
Désormais, tous les e-mails de ces adresses ignoreront la boîte de réception et apparaîtront uniquement dans le dossier que vous avez sélectionné. Cliquer sur le dossier dans votre barre latérale Gmail fera apparaître une toute nouvelle boîte de réception avec uniquement ces messages.
Catégorisez vos spams
Une caractéristique peu connue de Gmail est qu'il fonctionne même si vous modifiez votre adresse e-mail. Essayez d'ajouter un point ou un signe plus n'importe où dans votre adresse e-mail (avant le suffixe @gmail.com) et observez que ces e-mails parviennent toujours à trouver votre boîte de réception.
Maintenant, ce qui est cool ici, c'est que vous pouvez filtrer ces adresses e-mail séparément de votre adresse principale. Je l'utilise pour filtrer les newsletters par e-mail, automatiquement, sans avoir besoin de configurer de nouveaux filtres.
1) Abonnez-vous à une newsletter en utilisant votre adresse nouvellement modifiée. Le mien ressemble à ceci : [email protected]. L'ajout du suffixe "+tech" après mon adresse e-mail normale m'indique que tout ce qui contient "+tech" est une newsletter par e-mail à laquelle je me suis abonné. Je peux alors filtrer pour cette modification.
2) Dans la section "À", ajoutez votre adresse e-mail modifiée et cliquez sur le bouton Créer un filtre.
3) Cliquez sur "Appliquer l'étiquette", puis choisissez votre étiquette préférée. J'envoie n'importe quoi avec "+tech" à mon étiquette "lettres techniques", ce qui signifie que je peux utiliser cet e-mail lorsque je m'abonne à de nouvelles newsletters et je n'ai pas besoin de les filtrer manuellement toutes dans l'étiquette appropriée.
Supprimer les e-mails de notification de calendrier
Ma boîte de réception est inondée chaque jour de notifications indiquant qu'untel a accepté mon invitation de calendrier pour une réunion. Vous pouvez également les filtrer, ce qui est particulièrement utile si vous utilisez une application de calendrier et que vous recevez quand même ces notifications sur votre téléphone.
1) Dans la section « Sujet », ajoutez « Accepté : » et assurez-vous d'utiliser les deux points après et sans l'espace. Nous ne voulons pas déclencher l'événement lorsque quelqu'un parle d'un contrat accepté ou d'une autre chose liée au travail que nous aimerions voir.
2) Cliquez sur le bouton Créer un filtre.
3) Cochez la case Supprimer et cliquez sur le bouton Créer un filtre.
Ces cinq éléments devraient vous permettre de démarrer avec une boîte de réception plus propre, mais comme nous l'avons dit précédemment, n'hésitez pas à expérimenter et à ajouter de nouveaux filtres au fur et à mesure qu'ils ont du sens. Il s'agit d'un outil puissant, limité uniquement par votre imagination lors de son utilisation.